Een AWB heeft twee belangrijke functies: het document dient als bewijs van de vervoersovereenkomst en als ontvangstbewijs.

Een vrachtbrief voor luchtvaart is het bewijs van de vervoersovereenkomst tussen verzender (meestal de verkoper, oftewel fabriek) en de luchtvaartmaatschappij die optreedt als vervoerder. De Air Waybill geeft de vervoerder de nodige informatie over eventuele veiligheidsvoorschriften die genomen moeten worden.

Daarnaast fungeert de AWB als ontvangstbewijs. Dit is het bewijs dat de verkoper de goederen (in goede staat) heeft overgedragen aan de luchtvaartmaatschappij.

De Air Waybill wordt in principe opgesteld door de luchtvrachtmaatschappij, maar in de praktijk is het vaak een luchtvrachtexpediteur (zoals Import4You) die dit doet. Het gaat nu nog veelal om een papieren document, maar de e-AWB is bezig aan een opmars. Een groot voordeel van een digitale luchtvrachtbrief is dat het zorgt voor een snellere afhandeling van het transport, bijvoorbeeld bij de douane.

Wat moet er op een Air Waybill staan?

De International Air Transport Association (IATA) heeft een standaardformulier voor de Air Waybill. Informatie die op de luchtvrachtbrief vermeld moet staan is onder andere:

• informatie over verkoper, vervoerder en ontvanger
• welke goederen worden vervoerd
• welke waarde de goederen hebben
• onder welke condities de goederen vervoerd moeten worden

Het komt regelmatig voor dat luchtvrachtzendingen geconsolideerd worden. Dat betekent dat er zendingen van verschillende afzenders worden samengevoegd in het vliegtuig. In zo’n geval gebruikt men een House Air Waybill en een Master Air Waybill. Die laatste is het bewijs van de vervoersovereenkomst.